M.I.C.E.

Τμήμα Συνεδρίων & Εκδηλώσεων

Η εταιρία μας αναλαμβάνει την πλήρη οργάνωση εκδηλώσεων, ταξιδιών κινήτρων, συνεδρίων και εκθέσεων ανεξαρτήτως μεγέθους. Η εμπειρία των εξειδικευμένων και πολύγλωσσων στελεχών μας σε συνδυασμό με την άρτια τεχνολογική υποδομή της εταιρίας μας διασφαλίζουν μία απόλυτα επιτυχημένη διοργάνωση.

Με μεγάλη εμπειρία και επαγγελματισμό αναλαμβάνουμε τη διοργάνωση εκδηλώσεων, συνεδρίων και ημερίδων, καλύπτοντας όλο το φάσμα των απαιτούμενων υπηρεσιών από την οικονομοτεχνική μελέτη έως και την τελική εκκαθάριση και παράδοση πεπραγμένων. Η προσοχή μας στη λεπτομέρεια εξασφαλίζει την επιτυχή διοργάνωση εκθέσεων ξεκινώντας από την επιλογή και διαμόρφωση του κατάλληλου χώρου, την άρτια σήμανση, το σχεδιασμό εκθεσιακών περιπτέρων, την προβολή και επικοινωνία, την ομαλή λειτουργία έως και την αποξήλωση.

Η εξειδικευμένη μας ομάδα προσφέρει τις ακόλουθες υπηρεσίες:

Ακούμε τις ανάγκες σας
Αποκλειστικό προσωπικό
Εμπειρία

Eπιθεώρηση χώρων
Ανταγωνιστικές τιμές
Εναλλακτικές λύσεις

Πλήρης οπτικοακουστική υποστήριξη
Προωθητικό υλικό
Ιδιωτική πρόσβαση

Διαπραγματεύσεις προμηθευτών
Υπηρεσίες μεταφοράς
Κοιτάζοντας την παραμικρή λεπτομέρεια για εσάς

Υπηρεσίες

Γραμματειακή Υποστήριξη

Με την ανάληψη του Συνεδρίου ή της εκδήλωσης

•   Επικοινωνία και τακτικές συναντήσεις με την Οργανωτική Επιτροπή
Διάθεση χώρου στα γραφεία μας, εάν απαιτείται
•   Επιμέλεια αποστολής ανακοινώσεων και ενημερωτικών εντύπων
Αποστολή ενημερωτικών αρχείων ηλεκτρονικά
Επιμέλεια ταχυδρόμησης εντύπων
•   Αλληλογραφία με συνέδρους, προσκεκλημένους ομιλητές, συγγραφείς εργασιών
Διαχείριση Δελτίων Συμμετοχής (Παραλαβή, καταγραφή, ταξινόμηση, είσπραξη, παρακολούθηση οικονομικών υποχρεώσεων, αποστολής ειδικής επιστολής επιβεβαίωσης συμμετοχής. Διαχείριση αρχείου.
•   Συντονισμός των προμηθευτών και επίβλεψη εργασιών
•   Επιμέλεια προετοιμασίας συνεδριακού υλικού, συγκέντρωσης, συσκευασίας και μεταφοράς του στο συνεδριακό χώρο

Κατά τη διάρκεια του Συνεδρίου ή της εκδήλωσης

•   Οργάνωση Ειδικών Γραφείων Εξυπηρέτησης συνέδρων, στελεχωμένα από έμπειρο, πολύγλωσσο προσωπικό
•   στο αεροδρόμιο ή λιμάνι
Γραφείο Υποδοχής
•    στα ξενοδοχεία διαμονής
Γραφείο φιλοξενίας
•    στον συνεδριακό χώρο
Γραφείο Υποδοχής
Γραφείο Διαπιστεύσεων και Εγγραφών,
Γραφείο Γραμματείας Συνεδρίου
Γραφείο Τεχνικής Γραμματείας

Γραφείο Ταξιδιωτικής Εξυπηρέτησης
•   Επίβλεψη και συντονισμός υπηρεσιών
–    στήσιμο χώρων και τεχνικού εξοπλισμού
–    αποθήκευση / διάθεση συνεδριακού υλικού
–    επίβλεψη όλων των παρεχόμενων υπηρεσιών – συντονισμός
–    αποξήλωση εξοπλισμού
–    συλλογή – συσκευασία συνεδριακού υλικού

Μετά τη λήξη του Συνεδρίου ή της εκδήλωσης

•   Οικονομικός Απολογισμός – Πεπραγμένα
Απόδοση Εσόδων – Εξόδων
Αναλυτικές λίστες
•   Επιμέλεια Αποστολής ευχαριστήριων επιστολών
•   Στους προσκεκλημένους ομιλητές
•   Στους εκθέτες και χορηγούς
•   Στους συντελεστές της διοργάνωσης
•   Παράδοση αρχείου
Ηλεκτρονικό αρχείο με πλήρη στοιχεία (εγγεγραμμένων, διαμενόντων, εκθετών, χορηγών κλπ)
Αρχείο με υλικό συνεδρίου (δείγματα από τσάντες, έντυπα, δώρα κλπ)

Προβολή

• Δημοσιογραφική κάλυψη – Οργάνωση Συνέντευξης Τύπου – Καταχωρήσεις – Αθρογραφία

• Αποστολή Δελτίων Τύπου

• Επιμέλεια Οργάνωσης Συνέντευξης Τύπου & διανομής ενημερωτικού υλικού

• Επιμέλεια διαφημιστικών καταχωρήσεων σε εφημερίδες & περιοδικά

• Παρακολούθηση αρθρογραφίας – Αποδελτίωση

• Παράδοση αρχείου με υλικό αποδελτίωσης

• Επιμέλεια αποστολής ενημερωτικού υλικού σε φορείς, αφισσοκόληση κλπ

Ταξιδιωτική Υποστήριξη

• Κρατήσεις αεροπορικών & ακτοπλοϊκών εισιτηρίων
Μεμονωμένες, σε γκρουπ, charter

• Προτάσεις ξενοδοχείων διαμονής

• Διαχείριση Κράτησης δωματίων & Οργανωμένων ή Προαιρετικών μετακινήσεων / εκδρομών
• Παραλαβή Δελτίων – Καταχώρηση – Είσπραξη – Αποστολή ειδικής επιβεβαιωτικής επιστολής

• Επιμέλεια οργάνωσης μετακινήσεων
 με πολυτελή πούλμαν
 με οργανωμένη υπηρεσία ταξί
 με πολυτελή οχήματα
 ενοικιάσεις αυτοκινήτων

• Επιμέλεια οργάνωσης εκδρομών
(μισής ημέρας, ολοήμερα προγράμματα, κρουαζιέρες κλπ)

• Επιμέλεια προμήθειας φυλλαδίων με πληροφοριακό τουριστικό υλικό

Υπηρεσίες Vip

Κρουαζιέρες

Ιστιοπλοϊα

Σπα

Επιλεγμένα εστιατόρια

Ελικόπτερα

Κοινωνικές Δραστηριότητες

• Επιμέλεια οργάνωσης εκδηλώσεων
 Επιμέλεια παράθεσης επισιτιστικών,
 Επιμέλεια εξεύρεσης εξειδικευμένων επαγγελματιών (Dj, ορχήστρα)
 Επιμέλεια οργάνωσης θεματικών εκδηλώσεων
 Επιμέλεια οργάνωσης ειδικών δραστηριοτήτων (παιχνίδια, αθλητικές δραστηριότητες, golf κλπ)

Υλικά προώθησης – Τεχνικός Εξοπλισμός

• Έντυπα
Επιμέλεια δημιουργικού – Εκτυπώσεις
 Λογότυπο εκδήλωσης
 Επιστολόχαρτα, φάκελλοι αλληλογραφίας
 Ανακοινώσεις
 Πρόγραμμα
 Βιβλίο εισηγήσεων
 Δελτία Εγγραφής, Υποβολής περιλήψεων, Κράτησης ταξιδιωτικών υπηρεσιών
 Αφίσσες, banners
 Κουπόνια
 Προσκλήσεις
 Πιστοποιητικά συμμετοχής
 Μπλοκ, στυλό
 Ειδικά φυλλάδια
 Badges
• Επιμέλεια ανάπτυξης ιστοσελίδας
• (www.congress.com)
• Επιμέλεια παραγωγής CDs
• Εξεύρεση εξειδικευμένων επαγγελματιών για το συνεδριακό υλικό
 Τσάντες
 Δώρα, Βραβεία
 Διαφημιστικό υλικό
Τεχνική Υποστήριξη
• Εξασφάλιση τεχνικού και άλλου εξοπλισμού
 Οπτικοακουστικού και μεταφραστικού εξοπλισμού
 Ειδικές κατασκευές – σκηνικά, τέντες κλπ
 Φωτισμός
 Ενοικίαση περιπτέρων, poster boards,
Εξειδικευμένοι επαγγελματίες
 Διπλωματούχοι μεταφραστές,
 Διπλωματούχοι ξεναγοί
 Διερμηνείς, διερμηνείς στη νοηματική
 Γραφίστες, τυπογράφοι
 Συνοδοί
 Φωτογράφοι, βιντεολήπτες
 Μουσικοί, Χορευτές, Dj
Σήμανση – Διακόσμηση
 Επιμέλεια ανάρτισης παμό- αφισοκόλησης
 Σημαίες, σήμανση χώρων
 Ονομαστικές πινακίδες ομιλητών
 Ανθοστολισμός, Διακοσμηση χώρων

Υποστήριξη Επιστημονικού Προγράμματος

• Εξασφάλιση συνεδριακού χώρου
• Εξασφάλιση εξειδικευμένων επαγγελματιών
για την κάλυψη αναγκών οπτικοακουστικού εξοπλισμού

Διαχείριση Υποβολής Εργασιών

• Επιμέλεια Σχεδιασμού Δελτίου Υποβολής – Οδηγιών Συγγραφής
• Παραλαβή Δελτίων – Καταχώρηση – Ταξινόμηση – Αποστολή προς Επιστημονική Επιτροπή για αξιολόγηση
• Αποστολή ειδικής ενημερωτικής επιστολής στους συγγραφείς

• Επιμέλεια ομαλής λειτουργίας επιστημονικού προγράμματος
Επικοινωνία με προσκεκλημένους ομιλητές και συγγραφείς για τεχνικές απαιτήσεις και διευκόλυνση σχετικά με ταξιδιωτικά ζητήματα
Επιμέλεια εκτύπωσης προγραμμάτων και λοιπών εντύπων
Επιμέλεια εύρυθμης λειτουργίας αιθουσών και χώρων αναρτημένων ανακοινώσεων
Επιμέλεια ανάρτησης και αποξήλωσης ποστερς